• Localizamos os participantes
o Compatibilizamos as diversas listas existentes (cadastro interno de cada empresa, associação, conselho regional, sindicato, escola ou faculdade, etc.)
o Obtemos de 80% a 90% de sucesso na localização das pessoas
o Dados efetivos:
» Localização efetiva de 2 a 3 pessoas a cada hora por funcionário
» Média de 8 ligações telefônicas para localizar cada pessoa

• Administramos o banco de dados
o Atualização de cadastro padrão (nome, telefones comercial e residencial, endereços comercial e residencial, e-mails comercial e pessoal, profissão e cargo) ou personalizada conforme necessidade do cliente
o Novas atualizações podem ser feitas periodicamente
o Importante: Informações são checadas antes de serem entregues ao cliente (duplicidades, homônimos, mudanças de última hora, etc.)

• Estudamos a viabilidade econômica do evento
o Estimativa de participantes
o Estimativa de receita
o Estimativa de custos

• Dimensionamos o evento
o Personalização: apresentamos listas de locais e fornecedores conforme perfil dos participantes e especificações de cada evento (congresso, seminário, coquetel, almoço, jantar, jantar dançante, viagem para hotel de lazer, cruzeiro, etc.)
o Acompanhamos o cliente em visitas aos locais apresentados e em degustações dos fornecedores selecionados
o Sugerimos itens adicionais como equipamentos e recursos humanos extras, seguros, assistência médica, etc.

• Negociamos com fornecedores
o Experiência e grande quantidade de encontros realizados proporcionam grandes descontos sobre o preço conseguido diretamente por sua empresa e até mesmo por outras empresas de eventos

• Selecionamos os recursos humanos
o Dimensionamos, selecionamos e contratamos as equipes necessárias a cada evento específico: recepcionistas, mestre de cerimônia, músicos, seguranças, promoters, equipes de fotografia e vídeo, etc.

• Buscamos apoios e patrocínios
o Apoio de autoridades, entidades oficiais ou científicas
o Patrocínios de empresas dos mais diversos ramos de atividade
o Parcerias com associações diversas e entidades de classe

• Organizamos o evento
o Bloqueio dos locais escolhidos
o Contratação dos fornecedores selecionados (alimentação, equipamentos, etc.)
o Montagem do cerimonial
o Preparação de press-releases
o Recepção no dia do evento
o Recebimento e controle das fichas de presença dos participantes e acompanhantes
o Acompanhamento de todas as atividades durante o evento

• Preparamos a mala-direta
o Apresentamos 3 modelos de cartas para escolha pelo cliente
o Preparamos os envelopes e as etiquetas
o Enviamos a mala-direta
o Enviamos boletos de cobrança bancária, quando aplicável
o Checamos o recebimento da mala-direta uma semana após o envio

• Telemarketing ativo e R.S.V.P.
o Verificamos o interesse de cada convidado em participar do evento e confirmamos sua adesão através de boleto bancário
o Ligações de incentivo à participação quinze dias e uma semana antes de cada evento
o Diversos e-mails de incentivo com curiosidades sobre o evento e informações de interesse para seus participantes
o Central de atendimento para R.S.V.P.
o Central de atendimento para resposta a dúvidas e consultas dos participantes

• Prestamos conta das despesas
o Controle das contas (recebimentos e pagamentos)

• Reservamos passagens e hospedagens
o Experiência e grande quantidade de encontros realizados proporcionam grandes descontos sobre as tarifas de hospedagem conseguidas diretamente por sua empresa e até mesmo por outras empresas de eventos
o Descontos adicionais poderão ser obtidos conforme a quantidade de participantes que se hospedarão no mesmo local onde o evento será realizado

• Editamos livros de ex-alunos
o Atualização do cadastro
o Contratação do escritor e fotógrafo
o Busca de patrocinadores
o Versões impressa e/ou eletrônica (CD-Rom)

• Criamos comunidades virtuais
o Objetivo:
» Incentivar o networking dos participantes
» Fixar sua marca
» Divulgar os produtos e serviços de sua empresa
o Possibilidades:
» Marketing direto
» Parcerias / convênios (seguradoras, fundos de pensão, administradoras de cartão de crédito, etc.)
» Apoio virtual às atividades presenciais
o Benefícios para sua empresa:
» Terceirizar a manutenção do banco de dados (economia de custos com pessoal e equipamentos)
» Sua empresa pode se concentrar em suas atividades principais e/ou buscar novas parcerias / convênios
» Personalização da comunidade conforme necessidades de sua empresa
o Benefícios para os participantes:
» Acesso discado gratuito à Internet com discador personalizado com a marca de sua empresa
» Acesso aos lançamentos de sua empresa
» Acesso aos convênios e parcerias negociados por sua empresa
» Diversas ferramentas: e-mail permanente, grupos de discussão, salas de bate-papo, agenda eletrônica, mural de recados, enquetes, disco virtual, editor de conteúdo, links de cada grupo, etc.