ROTEIRO DE ATIVIDADES PARA A REALIZAÇÃO DE UM EVENTO

• Definir o objetivo do evento (convenção de vendas, festa de fim de ano, encontro de associados, reunião de diretoria ou representante, congresso, viagem, curso, seminário, entre outros);
• Analisar a viabilidade do evento;
• Dimensionar o evento;
• Estimar o número de participantes;
• Analisar os possíveis locais;
• Definir temas /conteúdo programático do evento;
• Definir duração e datas do evento;
• Listar equipamentos e materiais necessários (microfones, tradução simultânea, púlpito, buffet, projetores, computadores, telefones, iluminação, decoração, música, brindes, etc.);
• Verificar recursos humanos disponíveis e a contratar (secretárias, recepcionistas, seguranças, garçons, manobristas, digitadores, etc.);
• Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica, valet parking, etc.);
• Estimar custos e verificar disponibilidade de verba;
• Buscar patrocínios e apoios;
• Definir o cronograma de atividades;
• Preparar correspondências diversas e malas-diretas específicas;
• Realizar o telemarketing para atualização de endereços e incentivar a participação;
• Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis, etc.);
• Preparar material gráfico (circulares, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.);
• Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.);
• Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites, cadastramento);
• Entregar ofícios (diretores, autoridades, orgãos públicos);
• Definir programação social (hotéis, shows, tours, receptivo);
• Contratar atrações artísticas;
• Contratar empresas de filmagem e fotos;
• Preparar o cerimonial do evento;
• Preparar a ordem do dia;
• Realizar cobranças e pagamentos;
• Provisionar impostos a serem pagos;
• Preparar anais do evento;
• Realizar a prestação de contas do evento.