Roteiro de Atividades para a Realização de um Evento
Definir o objetivo do evento (convenção de vendas, festa de final de ano, encontro de associados, reunião de diretoria ou representante, congresso, viagem, curso, seminário, entre outros); 
Analisar a viabilidade do evento; 
Dimensionar o evento; 
Estimar o número de participantes; 
Analisar os possíveis locais; 
Definir temas/conteúdo programático do evento; 
Definir duração e data do evento; 
Listar equipamentos e materiais necessários (microfones, tradução simultânea, púlpito, buffet, projetores, computadores, telefones, iluminação, decoração, música, brindes, etc.); 
Verificar recursos humanos disponíveis e a contratar (secretárias, recepcionistas, seguranças, garçons, manobristas, digitadores, etc.); 
Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica, estacionamento com manobrista, etc.); 
Estimar custos e verificar disponibilidade de verba; Buscar patrocínios e apoios; Definir o cronograma de atividades; 
Preparar correspondências diversas e malas-diretas específicas; 
Realizar o telemarketing para atualizar de endereços e incentivar a participação; 
Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis, etc.); 
Preparar material gráfico (circulares, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.); 
Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.); 
Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites, cadastramento); 
Entregar ofícios (diretores, autoridades, orgãos públicos); 
Definir programação social (hotéis, shows, tours, recepções); 
Contratar atrações artísticas; 
Contratar empresas de filmagem e fotografia; 
Preparar o cerimonial do evento; 
Preparar a ordem do dia; 
Realizar cobranças e pagamentos; 
Provisionar impostos a serem pagos; 
Preparar anais do evento; 
Realizar a prestação de contas do evento
Região do Evento
Nível de interesse técnico, científico, político e social da região; 
Potencial da região para o sucesso do evento; 
Reputação da região; 
Apoio de autoridades; 
Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas); 
Infra-estrutura local; 
Capacidade hoteleira; 
Meios de transporte; 
Retaurantes; Comunicações; 
Segurança; 
Atrações turísticas.
Traje

Definição do traje para o evento.

Listagem dos Participantes
Convites impressos; 
Número de acompanhantes por convidado; 
Questionário de participação; 
Telemarketing de confirmação; 
Convite a diretores e chefes; 
Ofícios e circulares; 
Programação do evento; 
Confirmação de conferencistas; 
Definição de equipamentos necessários; 
Comunicações; 
Segurança; 
Atrações turísticas.
Convidados e Acompanhantes
Definição do traje para o evento; Aviso sobre horários e locais; 
Envio de programação. 
Aviso sobre horários e locais; 
Envio de programação.
Contrato com Fornecedores

Existência de um contrato-padrão da empresa.

Do Transporte

Definição do meio de transporte, após questionário, de acordo com o número de participantes (incluindo a companhia aérea oficial, se necessário, e um ônibus, caso haja visita para outros locais fora do local onde o evento será realizado).

Dos Equipamentos

Contratação de equipamentos, como som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telão, gravadores, púlpito, bandeiras, computadores, etc., de acordo com a necessidade do evento.

Material aos Participantes

Crachás de identificação, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc.

Coordenadores da Empresa

Preparação e orientação para receber os convidados e os acompanhantes.

Programação Visual

Preparação de mensagem de boas-vindas, filmes, vídeos, faixas, banners, programa, etc.

Produtos da sua Empresa a serem Expostos
Transporte; 
Local; 
Pessoal técnico; 
Tomada (110/220v).
Divulgação
Maneira como será feita a divulgação do evento (tipos de mídia, freqüência, etc.); 
Peças publicitárias específicas.
Transporte; 
Local; 
Pessoal técnico; 
Tomada (110/220v).

 

Imprensa
Distribuição e disponibilização de material de assessoria de imprensa (press-releases, fotos e folhetos); 
Convite a jornalistas, especialistas, celebridades, etc.
Mestre de Cerimônia
Mestre de cerimônia; 
Definição de programação e sistema de integração dos convidados.
Tradução Simultânea

Contratação de tradutores.

Recepcionistas
Contratação de pessoal uniformizado com as cores da empresa para informar, conduzir, secretariar, anotar presença, colocar crachás, etc. Operadores - Contratação de serviços de: 
Vídeo, som, luz; 
Fotografia; 
Segurança; 
Digitação;
Local do Evento
Reserva; 
Vistoria; 
Cartão de boas-vindas e de citação; 
Serviço de informações; 
Meios de comunicação; 
Entrega de credenciais; 
Local para jantar/coquetel/show; 
Comitê de recepção; 
Ensaio; 
Exposição paralela; 
Seguro; 
Assistência médica; 
Estacionamento com manobrista.
Check-List - Evento Café da Manhã/Almoço/Coquetel/Jantar
Dimensionamento de espaço e alimentação; 
Definição e quantificação de bebidas; 
Inclusão de bebidas alcoólicas; 
Telefone; 
Púlpito; 
Microfone; 
Decoração adequada; 
Iluminação; 
Ar-condicionado; 
Definição da música: ambiente, DJ ou ao vivo; 
Formato do salão/auditório; 
Sala VIP; 
Estacionamento com manobrista; 
Plano de assentos; 
Ponto de luz e tomadas; 
Mesas; 
Mesa principal; 
Mesa para diretoria; 
Palco. 
 
Cerimonial
 
Mesa para o receptivo; 
Lista dos confirmados; 
Reserva de mesas; 
Mesa para a imprensa; 
Lugares especiais; 
Mesa principal (dimensionar); 
Ordem do dia.
Show
Análise do perfil dos participantes (idade, nível cultural, financeiro, interesses, etc.). 
 
Check-List - Pós-Evento Notas fiscais; 
Impostos; 
Prestação de contas; 
Relatório final; 
Ofícios de agradecimento; 
Material para a imprensa; 
Edição de vídeo; 
Álbum de fotos; 
Anais do evento.
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Convivium na Mídia
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Postado em 28/10/2018
Postado em 04/12/2014
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