Como Organizar um Evento | Vá Procurar sua Turma

Roteiro de Atividades para a Realização de um Evento

Definir o objetivo do evento (convenção de vendas, festa de final de ano, encontro de associados, reunião de diretoria ou representante, congresso, viagem, curso, seminário, entre outros);

Analisar a viabilidade do evento;

Dimensionar o evento;

Estimar o número de participantes;

Analisar os possíveis locais;

Definir temas/conteúdo programático do evento;

Definir duração e data do evento;

Listar equipamentos e materiais necessários (microfones, tradução simultânea, púlpito, buffet, projetores, computadores, telefones, iluminação, decoração, música, brindes, etc.);

Verificar recursos humanos disponíveis e a contratar (secretárias, recepcionistas, seguranças, garçons, manobristas, digitadores, etc.);

Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica, estacionamento com manobrista, etc.);

Estimar custos e verificar disponibilidade de verba; Buscar patrocínios e apoios; Definir o cronograma de atividades;

Preparar correspondências diversas e malas-diretas específicas;

Realizar o telemarketing para atualizar de endereços e incentivar a participação;

Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis, etc.);

Preparar material gráfico (circulares, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.);

Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.);

Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites, cadastramento);

Entregar ofícios (diretores, autoridades, orgãos públicos);

Definir programação social (hotéis, shows, tours, recepções);

Contratar atrações artísticas;

Contratar empresas de filmagem e fotografia;

Preparar o cerimonial do evento;

Preparar a ordem do dia;

Realizar cobranças e pagamentos;

Provisionar impostos a serem pagos;

Preparar anais do evento;

Realizar a prestação de contas do evento

Região do Evento

Nível de interesse técnico, científico, político e social da região;

Potencial da região para o sucesso do evento;

Reputação da região;

Apoio de autoridades;

Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas);

Infra-estrutura local;

Capacidade hoteleira;

Meios de transporte;

Retaurantes; Comunicações;

Segurança;

Atrações turísticas.

Traje

Definição do traje para o evento.

Listagem dos Participantes

Convites impressos;

Número de acompanhantes por convidado;

Questionário de participação;

Telemarketing de confirmação;

Convite a diretores e chefes;

Ofícios e circulares;

Programação do evento;

Confirmação de conferencistas;

Definição de equipamentos necessários;

Comunicações;

Segurança;

Atrações turísticas.

Convidados e Acompanhantes

Definição do traje para o evento; Aviso sobre horários e locais;

Envio de programação.

Aviso sobre horários e locais;

Envio de programação.

Contrato com Fornecedores

Existência de um contrato-padrão da empresa.

Do Transporte

Definição do meio de transporte, após questionário, de acordo com o número de participantes (incluindo a companhia aérea oficial, se necessário, e um ônibus, caso haja visita para outros locais fora do local onde o evento será realizado).

Dos Equipamentos

Contratação de equipamentos, como som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telão, gravadores, púlpito, bandeiras, computadores, etc., de acordo com a necessidade do evento.

Material aos Participantes

Crachás de identificação, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc.

Coordenadores da Empresa

Preparação e orientação para receber os convidados e os acompanhantes.

Programação Visual

Preparação de mensagem de boas-vindas, filmes, vídeos, faixas, banners, programa, etc.

Produtos da sua Empresa a serem Expostos

Transporte;

Local;

Pessoal técnico;

Tomada (110/220v).

Divulgação

Maneira como será feita a divulgação do evento (tipos de mídia, freqüência, etc.);

Peças publicitárias específicas.

Transporte;

Local;

Pessoal técnico;

Tomada (110/220v).

Imprensa

Distribuição e disponibilização de material de assessoria de imprensa (press-releases, fotos e folhetos);

Convite a jornalistas, especialistas, celebridades, etc.

Mestre de Cerimônia

Mestre de cerimônia;

Definição de programação e sistema de integração dos convidados.

Tradução Simultânea

Contratação de tradutores.

Recepcionistas

Contratação de pessoal uniformizado com as cores da empresa para informar, conduzir, secretariar, anotar presença, colocar crachás, etc. Operadores - Contratação de serviços de:

Vídeo, som, luz;

Fotografia;

Segurança;

Digitação;

Local do Evento

Reserva;

Vistoria;

Cartão de boas-vindas e de citação;

Serviço de informações;

Meios de comunicação;

Entrega de credenciais;

Local para jantar/coquetel/show;